В современном мире организация мероприятий требует комплексного подхода к их продвижению. Технологии быстро развиваются, и это открывает широкие возможности для онлайн и оффлайн маркетинга. В городе Ташкенте, столице Узбекистана, организаторам мероприятий необходимо учесть особенности рынка и использовать разнообразные инструменты для успешного продвижения своих мероприятий.

Что и когда проводить

Первый и, одновременно, один из ключевых вопросов состоит в определении мероприятий и их времени проведения. Существует ли высокий и низкий сезон посещаемости, нужны ли регулярные оффлайн-встречи, как сочетать онлайн и оффлайн форматы? Это лишь верхушка айсберга, когда вы вступаете в сферу проведения мастер-классов, творческих вечеров, чаепитий с известными личностями города и других событий.

Большинство владельцев бизнесов утверждают, что так называемого высокого и низкого сезона не существует.

Важно тщательно изучить потребности аудитории в каждом месяце, следить за актуальными новостями и учитывать интересы и волнения клиентов. При выборе фильма для просмотра мы всегда ориентируемся на месяц, праздники, настроение посетителей и подписчиков.

Вот как прокомментировала Я.В. владелица котокафе выбор времени:

“Если речь идет о ремесленных мастерских и более специализированных площадках, то клиенты предпочитают посещать мастер-классы и творческие вечера с октября по май”.

Похожее мнение  М.С., представительницы студии керамики:

“В летний период и перед Новым годом, как и во многих других сферах, наблюдается снижение посещаемости. Число посетителей значительно уменьшается. Поэтому мы активно работаем в начале осени и после долгих зимних каникул”.

Опытная специалистка из школы «Organica» отметила интересные аспекты работы с клиентами:

“В декабре, например, мы замечаем заметное снижение посещаемости с 1 по 15 число — люди ищут подарки и не имеют времени для занятий. В середине месяца они понимают, что лучший подарок — сюрприз, сделанный своими руками. Поэтому с 15 декабря и до конца года количество посетителей значительно увеличивается. Однако никто не учитывает, что на создание нашего изделия требуется несколько недель, в силу особенностей технологического процесса.

Что касается количества мероприятий и мастер-классов, оно варьируется. Зависит от вместимости студии, числа мастеров и популярности школы. Мы проводим от 150 до 500 мероприятий в месяц.

Каждый месяц к нам приходит около 250-300 молодых гончаров. Мастера не могут работать с большим количеством новичков одновременно. В студии могут заниматься одновременно до 25 человек. На дне открытых дверей, например, мы приняли более 200 жителей ”.

О каких ивентах идет речь

Подготовка контента для онлайн- и оффлайн-мероприятий схожа. Генерация контента занимает около 80% времени подготовки, в то время как оставшиеся 20% уходят на поиск места проведения и организационные вопросы.

1. Фестивали
2. Конференции
3. Семинары
4. Митапы
5. Воркшопы
6. Концерты
7. Вебинары
8. Круглые столы
9. Онлайн-курсы
10. Статейные марафоны и другие конкурсы.

Все эти мероприятия требуют наличия уникального контента.

Какие виды контента используются для продвижения мероприятий

Лэндинг для мероприятия

Лэндинг – основной инструмент, необходимый для эффективной работы. Успех вашего мероприятия зависит от его дизайна, понятного использования и содержания текста, который должен пробудить желание людей посетить ваше событие. Если ваше мероприятие ориентировано на небольшую аудиторию или ограниченный круг лиц, достаточно разместить информацию о событии в социальных сетях, связаться с друзьями и создать простую страницу на платформе TimePad. Однако, если ваше мероприятие имеет масштабы и требует широкой аудитории, толковый лэндинг становится неотъемлемой частью организации.

Прежде чем начать разработку сайта, организаторы мероприятия собираются и определяют его концепцию и цель. Если у вас уже есть контакты и информация о посетителях предыдущих мероприятий, проведение опроса может помочь выявить наиболее интересные темы и актуальные проблемы. Ответы опрошенных могут послужить основой для текста, который будет размещен на лэндинге. Основная цель состоит в том, чтобы продемонстрировать полезность мероприятия, его способность решить определенные проблемы и объяснить, почему его необходимо обязательно посетить (за исключением концертов и развлекательных мероприятий).

Что должно быть на сайте мероприятия

1. Название мероприятия, его формат (платное или бесплатное). Если мероприятие бесплатное, то нужно написать об этом на первом экране.
2. Дата проведения, длительность мероприятия.
3. Краткая характеристика (концепция в 2–3 словах).Длинная характеристика (о
4. чем, для кого, выгоды).
5. Спикеры (кто, откуда, с какой темой – тут важно в тексте подчеркнуть экспертность докладчика).
6. Программа.
7. Адрес проведения, схема проезда + виды транспорта.Стоимость билетов.
8. Условия регистрации.
9. Название организатора, контактные данные организаторов.

Тексты для рассылок

Необходимо заранее подготовить весь контент для рассылок. При этом важно разделить вашу базу подписчиков на тех, кто посещал ваши мероприятия ранее, и на тех, кто регистрируется впервые. В случае необходимости всегда можно внести изменения в процессе подготовки.

Если у вас есть база электронных адресов с предыдущих мероприятий, обязательно используйте ее для отправки приглашений на следующее событие. Кроме того, организаторы разрабатывают серию писем для новых регистраций, чтобы поддерживать интерес к мероприятию и создать ожидание события.

Предварительно к мероприятию

Чем выше стоимость билетов на ваше мероприятие, тем больше писем необходимо подготовить. Предварительная информация должна быть информативной и продуманной.

Сначала подготовьте письмо «Знакомство и подтверждение регистрации». Предупредите, что будете отправлять полезные материалы.

Вот пример отличного содержания — здесь представлены подробная и краткая версии мероприятия, а также организационный файл, содержащий ответы на все вопросы и напоминание о возможности приобрести запись.

Необходимы также прогревочные письма — серия сообщений о вашем мероприятии. Вы можете рассказать о спикерах и предоставить полезный контент по теме, такой как видеоуроки, тесты или чек-листы. Вот прекрасный пример от Светланы Деминой, организатора и вдохновителя Email Show. Кроме того, Светлана записала серию подкастов с каждым спикером Email Show (и я также принимал участие в них). Она раскрывала личность каждого спикера не только как профессионала, но и как интересного человека.

Не забудьте отправить напоминание за день и в день проведения мероприятия. Предоставьте подробные инструкции, программу мероприятия, схему проезда и контактную информацию. В день начала онлайн-мероприятия письма могут приходить за 2 часа до начала и за 15 минут до его начала.

Какие еще задачи нужно выполнить

Собрать информацию и рассказать о спонсорах мероприятия: о их продуктах, скидках, специальных предложениях для участников и других деталях.

Составить список партнеров, готовых продвигать ваше мероприятие в своей целевой аудитории, и подготовить партнерские рассылки.

В процессе проведения ивента

Если мероприятие продолжается несколько дней, рекомендуется составить краткое резюме предыдущего дня, анонсировать выступления спикеров и напоминать о важных моментах. Следите за информированием зарегистрированных участников о всех новостях.

Моя рекомендация состоит в том, чтобы заранее подготовить шаблоны таких писем и постепенно дополнять их необходимыми деталями и подробностями. Таким образом, вы сможете выполнить все вовремя.

После проведения мероприятия

Рекомендуется  отправить теплое письмо с благодарностью всем участникам. Также эффективными являются письма с отзывами от участников, промокодами и подарками от спонсоров.

Анонсы в СМИ

Разработайте пресс-релизы о предстоящем мероприятии и отправьте их ведущим СМИ и популярным блогерам в вашей отрасли.

Используйте социальные сети, чтобы распространить информацию о мероприятии через публикации и рекламные объявления, привлекая внимание к грядущим выступлениям и привлекательным особенностям.

Партнерские программы

Установите партнерские отношения с другими организациями или влиятельными личностями в вашей сфере деятельности. Предложите им участие в мероприятии или просите их распространить информацию о нем среди своей аудитории.

Разработайте программу реферальных вознаграждений, которая поощряет участников мероприятия за приглашение своих друзей и коллег.

Стримы в социальных сетях

Создайте расписание трансляций в прямом эфире на платформах, таких как YouTube, Facebook или Instagram. Организуйте интервью с выступающими и демонстрацию интересного контента, связанного с мероприятием.

Активно взаимодействуйте с аудиторией во время стримов, отвечайте на вопросы и комментарии, чтобы создать вовлеченность и заинтересованность.

Фото и видео контент

Создайте привлекательные фотографии и видео, которые отображают атмосферу мероприятия и выделяют его ключевые моменты. Опубликуйте их на своих социальных медиа-страницах и пригласите участников мероприятия делиться своими снимками с использованием специальных хэштегов.

Создайте послепродажные видеоролики, включающие интервью с выступающими, обзоры и отзывы участников, чтобы продолжить генерацию интереса и привлечение новых участников в будущем.

Хайлайты в социальных сетях

Создавайте увлекательные и информативные хайлайты, которые демонстрируют важные моменты мероприятия. Выделите ключевые моменты, такие как выступления спикеров, интересные факты или захватывающие моменты, и поделитесь ими на своих страницах в социальных сетях. Это поможет привлечь внимание потенциальных участников и вызвать у них интерес.

Специальные хештеги

Создайте уникальные хештеги для своего мероприятия и призывайте участников использовать их при общении в социальных сетях. Это позволит легко отслеживать и собирать контент, связанный с мероприятием, и создаст обсуждение вокруг него.

Чат-боты

Используйте чат-ботов на своем веб-сайте или в социальных сетях для общения с потенциальными участниками. Чат-боты могут предоставить информацию о мероприятии, ответить на вопросы и помочь в процессе регистрации. Они также могут отправлять уведомления и напоминания о предстоящих мероприятиях.

Отзывы и пользовательский контент

Поощряйте участников делиться своими впечатлениями о мероприятии и размещать отзывы в социальных сетях или на специальных платформах. Пользовательский контент, такой как фотографии или видео события, является мощным инструментом для продвижения, так как он демонстрирует реальные впечатления и привлекает новых потенциальных участников.

Наружная реклама и листовки

Если мероприятие оффлайн, используйте наружную рекламу, такую как билборды или рекламные щиты, чтобы привлечь внимание прохожих. Раздавайте листовки в офисах, университетах, местах с большим скоплением людей или в других релевантных местах, чтобы донести информацию о мероприятии до широкой аудитории.

Комбинирование всех этих стратегий позволит вам максимально эффективно продвигать мероприятия и привлекать внимание целевой аудитории как онлайн, так и оффлайн.

5 распространенных ошибок в онлайн-привлечении людей на событие

Привлечение людей на событие онлайн — это задача, которая может показаться сложной, но можно избежать ошибок, которые совершают многие промоутеры.

Ошибка 1. Избыточный текст и сложная регистрация

Упростите страницу регистрации. Главная цель этой страницы — сделать регистрацию привлекательной и упростить ее процесс.

Используйте визуальные элементы, поскольку они быстрее и легче воспринимаются мозгом, в отличие от текста, который может быть воспринят как множество небольших изображений.

Привлечение через социальные сети

Используйте информацию, которую люди запомнят. Если вы добавите изображение, то они запомнят до 65%. Помните, что эти цифры выдуманы, но они создают более убедительное впечатление. Не обязательно выдумывать, просто используйте визуальные инструменты.

Замените сухие цифры на информацию, представленную в виде инфографики, если это возможно. Вместо описания внешнего вида продукта, такого как «изысканная прозрачная кастрюля из стекла», лучше покажите его на качественных иллюстрациях, где можно увидеть, как готовится еда и как кастрюля выглядит на столе.

И, конечно, старайтесь сделать форму регистрации простой, с минимальным количеством полей. Чем меньше препятствий нужно преодолеть людям для регистрации на событие, тем меньше вероятность ошибки.

Ошибка 2. Недостаточно времени

Планируйте достаточное время для привлечения людей на событие. Учтите, что для различных методов онлайн-привлечения потребуется время для работы.

Начните продвижение мероприятия за месяц до его начала через доступные и недорогие каналы, такие как социальные сети или электронная рассылка. Платные каналы, такие как таргетированная реклама или реклама в СМИ, используйте ближе к дате мероприятия, но дайте им как минимум две недели для работы.

Ошибка 3. Одноканальный подход

Используйте все доступные цифровые инструменты, чтобы объявить о мероприятии. Не стесняйтесь быть эффективным промоутером. Рассказывайте о предстоящем событии повсюду — на вашем сайте, блоге, страницах в социальных сетях, используйте электронную рассылку и гостевые публикации.

Используйте возможности и форматы различных социальных сетей на полную мощность. Например, запустите серию историй и роликов в Instagram, используйте мемы во ВКонтакте, а на Facebook поделитесь всеми преимуществами мероприятия. Такой подход поможет увеличить охват аудитории и не раздражать пользователей, подписанных на вас в разных социальных сетях однотипным контентом.

Ошибка 4. Сосредоточение только на рекламе

Думайте не только о рекламе — стремитесь воздействовать на аудиторию. Механическое выполнение задач по списку не является лучшим способом продвижения мероприятия.

Ваши материалы должны оказывать влияние на людей. Вы должны вызывать в них желание посетить ваше мероприятие. Они должны быть уверены, что ваше событие предлагает то, что вы обещаете. Публикуйте отзывы о вас, также это поможет людям принять решение:

Привлечение через социальные сети

Ваша аудитория может быть разной — «горячей», «теплой» или «холодной», и каждая из них требует своего подхода. Универсальными материалами являются отзывы благодарных клиентов. Они впечатляют всех типов аудитории и полезны для любого бизнеса.

«Горячая» аудитория уже готова записаться на ваше мероприятие, поэтому им не нужно долго рассказывать, что и как делать. Главное — создать условия, чтобы посетитель мог легко оставить заявку.

Для «теплой» и «холодной» аудитории реклама не так эффективна. Необходимо использовать контент, который привлечет их внимание. Расскажите о особенностях события, о проблемах, которые они смогут решить на вашем мероприятии, и устраните их сомнения.

Как узнать, когда лучше не проводить прямые эфиры и конкурсы, что раздражает и что привлекает подписчиков коммерческих аккаунтов, можно узнать здесь: «Как прогревать аудиторию в социальных сетях — рассказывает SMM-стратег Елена Бельченко».

Ошибка 5. Не догоняете посетителей

Используйте ретаргетинг. Это означает, что вы показываете платную рекламу людям, которые посетили вашу целевую страницу, но по какой-то причине не совершили конверсию. Возможно, их отвлек звонок или им пришлось срочно заняться другими делами, и они забыли о вас. Ретаргетинг поможет их напомнить.

Как привлечь людей на оффлайн-мероприятие

Будьте осторожны с ретаргетингом, чтобы не раздражать тех, кто уже записался на ваше мероприятие.

Вот еще несколько советов по работе с таргетированной и ретаргетинговой рекламой:

Сегментируйте аудиторию. Да, это важно. Создайте сегменты пользователей, похожих на ваших клиентов. Сегментируйте аудиторию по социальным, географическим и демографическим признакам — интерес к мероприятию у бизнесмена, вероятно, отличается от интереса домохозяйки.

Используйте стандартные рекламные ходы. Создайте привлекательный заголовок, добавьте срочность, используйте таймер обратного отсчета, предоставьте конкретные числа. Если вы хотите рассказать о разумной экономии на мероприятии, покажите, как финансовая ситуация ваших предыдущих клиентов улучшилась в процентах, предоставьте доказательства в виде отзывов посетителей. Включите в заголовок ключевые запросы и не забудьте о четком призыве к действию.

Тестируйте свои объявления. Всегда

Успешное продвижение мероприятий в Ташкенте требует комплексного подхода, учитывающего особенности онлайн и оффлайн каналов. Онлайн продвижение позволяет достичь широкой аудитории и использовать разнообразные цифровые инструменты, такие как сайт, социальные сети, электронная рассылка и контент-маркетинг. Однако не стоит забывать о значимости фолловинга и привлечении внимания оффлайн, например, через печатные рекламные материалы, прямые контакты и участие в местных событиях.

Следует избегать распространенных ошибок, таких как недостаточное использование различных каналов коммуникации, сосредоточение только на рекламе и недостаточное воздействие на аудиторию. Рекомендуется сегментировать аудиторию, использовать ретаргетинг и создавать привлекательные рекламные материалы с четким призывом к действию.

Успешное продвижение мероприятий в Ташкенте требует постоянного тестирования и анализа результатов, а также адаптации стратегии в соответствии с изменениями требований и предпочтений целевой аудитории. Современные цифровые инструменты и технологии предоставляют много возможностей для эффективного продвижения и привлечения участников к мероприятиям в Ташкенте.